حدّد مشكلة متكررة
ابحث عن مسار عمل يتكرر بما يكفي لملاحظته. وعندما يتكرر السؤال عمّن يتولى الاستفسار أو أين يوجد المستند، وثّق هذه القرارات والتأخيرات قبل شراء أي برنامج.
اتفق على نقطة قياس
سجّل من يتولى العمل والوقت الذي يستغرقه التسليم وأين تفوت المتابعة. اختر مؤشراً واحداً قابلاً للقياس، مثل نسبة الاستفسارات المسندة إلى مسؤول في يوم وصولها.
اختبر مع من ينفّذ العمل
استخدم فريقاً أو فرعاً واحداً للتجربة. اسأل عن الخطوات التي أصبحت أسهل وأين لا يزال المسار يعتمد على الرسائل الجانبية أو الحلول المؤقتة. واستفد من النتائج لتحديد ما يستحق الأتمتة لاحقاً.